Ein halbes Jahr später fragt jemand: Wann wurden die Waschräume zuletzt desinfiziert, und womit? Das ausführende Team hat seitdem an vielen anderen Orten gearbeitet, die Flasche des Mittels ist längst leer, und die Oberflächen verraten nichts. Dann antwortet ein Dokument – oder eben sein Fehlen.
Das Ergebnis der Desinfektion ist mit bloßem Auge nicht sichtbar. Der Wert einer fachgerechten Desinfektion liegt daher zu einem großen Teil darin, dass sie auch im Nachhinein nachweisbar ist – und das Mittel dafür ist das Protokoll. Ohne die folgenden Angaben erfüllt ein Protokoll seinen Zweck nicht.
Für wen ist das Protokoll bestimmt?
Ein Desinfektionsprotokoll hat drei Leser. Den Auftraggeber, der bei einer Kontrolle belegen möchte, was bei ihm durchgeführt wurde. Die Nutzer des Raums, die wissen müssen, wann sie ihn wieder betreten dürfen und womit die Oberfläche behandelt wurde. Und den nächsten Einsatz, der dort anknüpfen muss, wo der vorige aufgehört hat. Beantwortet das Protokoll alle drei Fragen, ist es ein gutes Protokoll. Beantwortet es nur die erste, ist es eher eine Rechnungsanlage als ein fachliches Dokument.
Die Eckdaten
- Datum und Uhrzeit der Desinfektion: Beginn und Ende
- genaue Angabe des Standorts und der behandelten Räume – nicht zusammengefasst („Erdgeschoss“), sondern Raum für Raum
- behandelte Flächen: Boden, Kontaktpunkte, Sanitäranlagen, Arbeitsflächen, Raumluft
- Name des ausführenden Teammitglieds
- die Art des Einsatzes: regelmäßige vorbeugende Behandlung oder ein einmaliger Einsatz nach einer Infektion oder einem Vorfall
Wirkstoff und Methode
Der fachliche Kern des Protokolls sind die Angaben zum Mittel und zu seiner Anwendung. Sie zeigen, dass die Desinfektion nicht nur durchgeführt wurde, sondern gemäß den Vorgaben des Mittels.
| Position | Was es festhält | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Name und Wirkstoff des Mittels | Welches Produkt genau aufgetragen wurde | Darüber lassen sich das Datenblatt und das Wirkungsspektrum des Mittels nachverfolgen |
| Konzentration und Verdünnung | In welchem Verhältnis die Lösung angesetzt wurde | Eine zu stark verdünnte Lösung erzielt nicht die gewünschte Wirkung |
| Einwirkzeit | Wie lange das Mittel auf der Oberfläche blieb | Für die Wirkung braucht es die auf dem Etikett angegebene Einwirkzeit |
| Methode | Flächen- oder Raumluftdesinfektion | Raumluftdesinfektion nur in leeren Räumen möglich |
| Wiederinbetriebnahme | Ab wann und unter welchen Bedingungen die Räume wieder betreten werden können | Die Wartezeit schützt die Nutzer des Raums |
Besonders wichtig ist die Dokumentation der Einwirkzeit. Das Mittel wirkt nur, wenn die Oberfläche so lange feucht bleibt, wie auf dem Etikett angegeben; trocknet sie vorher, muss das Mittel erneut aufgetragen werden. Die im Protokoll vermerkte Zeit ist daher keine Formalität, sondern der Nachweis, dass das Mittel tatsächlich wirken konnte.
Sicherheitsdatenblätter
Zum Protokoll gehört auch das Sicherheitsdatenblatt der eingesetzten Mittel. Es kann bei einer Kontrolle ebenso benötigt werden wie für die Arbeitsschutzdokumentation oder wenn jemand eine Unverträglichkeitsreaktion meldet. Das Datenblatt enthält in der Regel auch, welche Vorsichtsmaßnahmen beim Umgang mit dem Mittel nötig sind und was zu tun ist, wenn es auf die Haut oder in die Augen gelangt. So muss der Auftraggeber bei Fragen nicht erst den Dienstleister anrufen.
Aus einem guten Protokoll versteht auch derjenige, was geschehen ist, wer nicht dabei war.
Was macht ein Protokoll aussagekräftig?
Die meisten schwachen Protokolle sind nicht falsch, sondern nur allgemein. Ein Eintrag wie „Waschbecken desinfiziert“ mag stimmen, beantwortet aber nicht die eigentlichen Fragen: welches Waschbecken, mit welchem Mittel, in welcher Verdünnung, mit welcher Einwirkzeit und von wem. Ein brauchbares Protokoll erkennt man an Folgendem:
- erfasst raumweise, nicht für das ganze Gebäude zusammengefasst
- nennt ein konkretes Mittel, nicht nur „Desinfektionsmittel“
- Verdünnung und Einwirkzeit werden in Zahlen angegeben
- nach Name und Datum nachvollziehbar
- lesbar und in einer Sprache verfasst, die auch der Auftraggeber versteht
Ein gutes Protokoll ist nicht lang, sondern genau.
Worauf sollten Sie bei der Abnahme achten?
Das Protokoll nehmen Sie am besten am Ende der Arbeit vor Ort entgegen, solange sich alle Fragen noch direkt klären lassen. Dafür genügen wenige Minuten:
- Stimmt die Liste der behandelten Räume mit dem Auftrag überein?
- Ist jedes verwendete Mittel aufgeführt, und liegt für jedes das Sicherheitsdatenblatt vor?
- Ist festgelegt, ab wann die Räume wieder genutzt werden können, und wissen die Menschen, die dort arbeiten oder wohnen, davon?
- Sind Datum, Name der ausführenden Person und – falls vom Auftraggeber gewünscht – die Unterschrift des Abnehmenden vermerkt?
Abgenommene Protokolle sind am wertvollsten, wenn sie an einem Ort und chronologisch abgelegt sind: Bei einer Prüfung muss man sie dann nicht suchen, sondern nur hervorholen.
Bei regelmäßiger Desinfektion: der zeitliche Verlauf
Ein einzelnes Protokoll belegt einen Einsatz. Eine Reihe von Protokollen belegt, dass das Verfahren jedes Mal gleich abgelaufen ist – und wenn sich Wirkstoff, Verdünnung oder der Umfang der behandelten Flächen geändert haben, ist auch das daraus ersichtlich. Wir übergeben nach jedem Einsatz ein schriftliches Protokoll zusammen mit den Wirkstoff-Datenblättern, und in Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens führen wir zusätzlich ein Reinigungs- und Desinfektionsbuch, das bei Kontrollen vorgelegt werden kann. Über den Unterschied zwischen Reinigung und Desinfektion haben wir in diesem Artikel geschrieben.
Dieselbe Logik, eine andere Aufgabe
Dokumentierte Arbeit gibt es nicht nur bei der Desinfektion. Bei der Baureinigung des Pflegeheims in Százhalombatta entstand für beide Bauabschnitte eine 16-seitige, nach Datum geordnete Fotodokumentation mit Zeitstempel, und beide Abschnitte wurden mit einem von beiden Parteien unterzeichneten Leistungsnachweis abgeschlossen; die Details zeigt die Fallstudie . Zur Dokumentation der Reinigung vor der Übergabe in einem eigenen Artikel geschrieben. Der Grundgedanke ist einfach: Was sich im Nachhinein nicht belegen lässt, davon kann man bei einer Prüfung kaum jemanden überzeugen.