Bei der Abnahmebegehung bleibt jemand in einem Flur stehen und zeigt auf einen Farbfleck am Boden. Wer hat ihn hinterlassen? Der Maler, der Fliesenleger – oder wurde nicht gereinigt? Lässt sich das nur aus dem Gedächtnis beantworten, wird aus der Frage ein Streit. Gibt es dagegen ein datiertes Foto desselben Flurs im Zustand nach der Reinigung, ist die Antwort auf einen Blick klar.
Für einen Auftraggeber aus der Bauwirtschaft reicht es deshalb nicht, dass das Gebäude sauber ist. Bei der Übergabe muss er auch nachweisen, was wann und in welchem Umfang erledigt wurde. Die Reinigung wird so Teil der Projektdokumentation – genauso wie jede andere Gewerkeleistung.
Warum braucht eine Reinigung einen Nachweis?
In einem größeren Projekt arbeiten mehrere Subunternehmer nacheinander und nebeneinander, und bei der Übergabe stellt sich oft die Frage, wer für einen bestimmten Mangel oder eine Verschmutzung verantwortlich ist. Ist jeder Schritt der Reinigung dokumentiert, lassen sich solche Fragen schnell klären, denn die Antwort steht auf den Fotos und in den Unterlagen, nicht im Gedächtnis der Beteiligten.
Die Dokumentation hilft dem Auftraggeber auch gegenüber seinem eigenen Auftraggeber: Das ausführende Unternehmen kann die Reinigungsunterlagen direkt an den Bauherrn oder Projektentwickler weiterleiten und muss nicht im Nachhinein rekonstruieren, was vor Ort geschehen ist.
Die Elemente der Dokumentationskette
Die Beweiskraft entsteht nicht aus einem einzelnen Dokument, sondern daraus, dass die Dokumente aufeinander verweisen: Das Angebot hält fest, was wir zugesagt haben, die Fotos zeigen, dass es erledigt ist, und die Unterschrift schließt es ab.
| Dokument | Wann sie erstellt wird | Was es belegt |
|---|---|---|
| Detailliertes Angebot | Nach der Begehung, vor der Arbeit | Den vereinbarten Umfang: Räume, Flächen, Etappen |
| Preisbegründung | Mit dem Angebot, wenn der Auftraggeber es wünscht | Woraus sich die Abrechnung zusammensetzt |
| Fotodokumentation mit Zeitstempel | Vor und nach der Arbeit, Raum für Raum | Den Zustand des Raums vor und nach der Reinigung |
| Übergabeprotokoll und Mängelliste | Bei der Übergabe | Was sich durch Reinigung nicht beheben lässt, etwa Lackschäden oder Kratzer |
| Unterschriebener Leistungsnachweis | Pro Bauabschnitt, am Ende der Arbeiten | Dass die Arbeit abgeschlossen ist, unterschrieben von beiden Parteien |
Fotos, die wirklich etwas beweisen
Eine brauchbare Fotodokumentation ist keine Sammlung zufälliger Bilder. Eine Galerie aus mehreren hundert Fotos auf dem Handy ist genau dann unbrauchbar, wenn man sie bräuchte: Man weiß nicht, welcher Raum, welcher Tag, vorher oder nachher. Eine beweiskräftige Fotoserie folgt ein paar einfachen Regeln.
- Es wird für jeden Raum einzeln erstellt, mit der Raumkennung – möglichst derselben, die auch im Plan und im Angebot steht.
- Vorher- und Nachher-Bild entstehen aus derselben Perspektive, damit sie sich direkt nebeneinanderstellen lassen.
- Sie erhält einen Zeitstempel, damit das Datum keine nachträgliche Behauptung ist.
- Aus der Weite und aus der Nähe: Die Übersichtsaufnahme zeigt, um welchen Raum es sich handelt, die Nahaufnahme das Detail – eine Ecke, eine Fuge, einen Rahmen.
- Nach Datum sortiert und in einem Dokument gebündelt, damit der Auftraggeber blättern kann, statt suchen zu müssen.
Was nicht dokumentiert ist, lässt sich bei der Übergabe anfechten.
Wo die Dokumentation typischerweise ins Hintertreffen gerät
- es wird nur der Zustand danach fotografiert, sodass jeder Vergleich fehlt
- die Raumbezeichnungen auf den Fotos weichen vom Plan ab, sodass sich die Bilder nicht zuordnen lassen
- der Leistungsnachweis wird in einem Stück am Projektende erstellt, obwohl die Arbeit in Etappen erfolgte
- die Mängelliste wird bei der Begehung nur mündlich genannt, und danach erinnert sich niemand mehr genau daran
Jedes Detail ist klein, und jedes führt zum selben Ergebnis: Die Dokumentation existiert, beantwortet aber ausgerechnet die strittige Frage nicht. Deshalb sollten die Regeln für die Fotoserie und die Form der Unterlagen schon zu Beginn der Arbeiten festgelegt werden, nicht am Tag vor der Übergabe.
Was kommt auf die Mängelliste?
Reinigung repariert nicht: Einen Kratzer, eine abgeplatzte Fliesenecke oder einen Lackschaden lässt sie nicht verschwinden, macht ihn aber sichtbar. Deshalb übergeben wir bei der Abnahme eine Mängelliste mit allem, was sich durch Reinigung nicht beheben lässt. Wo eine Oberfläche bereits beschädigt ist, reinigen wir bis an die Grenze des Möglichen und dokumentieren dies mit Fotos. Ist ein Punkt seitens der Reinigung offengeblieben, holen wir ihn nach.
Für das ausführende Unternehmen ist diese Liste ein Arbeitsmittel: Es sieht noch vor der endgültigen Übergabe, was zu beheben ist, und erfährt es nicht erst bei der Begehung durch den Bauherrn. Dieselbe Logik greift auch in anderen Bereichen; über den zum Inhalt des Desinfektionsprotokolls haben wir gesondert geschrieben.
Ein reales Beispiel: die zwei Phasen im Pflegeheim
Das Pflegeheim in Százhalombatta wurden bei der Reinigung vor der Übergabe beide Bauabschnitte von derselben Kette begleitet: ein Angebot mit Einzelposten und Preisbegründung, eine 16-seitige, nach Datum geordnete Fotodokumentation mit Zeitstempel zum Zustand vor und nach der Arbeit und schließlich ein von beiden Seiten unterzeichneter Leistungsnachweis. So kann der Auftraggeber jeden erledigten Posten in Foto und Dokument nachverfolgen.
2 339 m²
Bruttogeschossfläche, Erdgeschoss und Dachgeschoss
22
Zimmereinheiten im umgebauten und erweiterten Gebäude
2
Phasen, beide mit unterzeichnetem Leistungsnachweis
16
Seiten Fotodokumentation, nach Datum geordnet
Wie sich die Arbeit selbst von der Grobreinigung bis zur Übergabe in Phasen gliedert, haben wir im Artikel über über die drei Phasen der Baureinigung beschrieben.
Was Sie schon bei der Angebotsanfrage angeben sollten
- in welcher Form der Auftraggeber die Fotodokumentation wünscht und an wen sie weitergeleitet werden muss
- ob dem Angebot eine Preisbegründung beiliegen muss
- ob Sie den Leistungsnachweis pro Bauabschnitt oder gesammelt am Ende der Arbeiten wünschen
- wer auf Seiten des Auftraggebers die Abnahme unterschreibt
Bei gewerblichen Auftraggebern ist die Dokumentation bei uns Teil der Arbeit, keine nachträgliche Ergänzung: Sie entsteht gleichzeitig mit der Reinigung. Ihr Wert bleibt auch nach der Übergabe bestehen. Noch Monate später, bei einer Gewährleistungsfrage oder einer Mieterbeschwerde, lässt sich zeigen, in welchem Zustand die Fläche übergeben wurde.